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Privacy policyDatenschutzerklärung

Last updated: July 2026 · Scope: the coatr.app website, the coatr web apps (guest, staff, admin) and the coatr mobile appStand: Juli 2026 · Geltungsbereich: die coatr.app-Website, die coatr-Web-Apps (Gäste, Personal, Admin) und die coatr-App

We take the protection of your personal data seriously. This policy explains what data we process when you visit our website or use the coatr service, on what legal basis, and what rights you have. The coatr mobile app for iOS and Android is a shell around the same service, so this policy applies to it in full.Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Diese Erklärung informiert darüber, welche Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen oder den coatr-Dienst nutzen, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen. Die coatr-App für iOS und Android ist eine Hülle um denselben Dienst; diese Erklärung gilt für sie in vollem Umfang.

1. Controller1. Verantwortlicher

The controller responsible for data processing is:Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Philipp Dylka
coatr (sole proprietorship)(Einzelunternehmen)
Lokstedter Weg 39, 20251 Hamburg, GermanyDeutschland
E-mail:E-Mail: info@coatr.app

Where a club uses coatr to run its cloakroom, the club is responsible for its guests' cloakroom operation; we process that data on the basis described below.Setzt ein Club coatr für seine Garderobe ein, ist der Club für den Garderobenbetrieb gegenüber seinen Gästen verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten auf der unten beschriebenen Grundlage.

2. Hosting (IONOS)2. Hosting (IONOS)

Our website and the coatr service are hosted with IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Germany (“IONOS”), on servers in the EU. IONOS processes connection data (see server log files below) on our behalf. We have concluded a data-processing agreement (DPA) with IONOS pursuant to Art. 28 GDPR. The legal basis is our legitimate interest in the secure and efficient provision of our services (Art. 6 (1)(f) GDPR).Unsere Website und der coatr-Dienst werden bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur (nachfolgend „IONOS"), auf Servern in der EU gehostet. IONOS verarbeitet in unserem Auftrag Verbindungsdaten (siehe Server-Logfiles unten). Mit IONOS haben wir einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung unserer Dienste (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Server log files3. Server-Logfiles

When you access the website or the service, the server automatically collects and stores information that your browser transmits, in so-called server log files:Beim Zugriff auf die Website oder den Dienst erhebt und speichert der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt, in sogenannten Server-Logfiles:

This data is processed to ensure a stable connection, security and technical operation. The legal basis is Art. 6 (1)(f) GDPR. Log data is stored only for as long as necessary and then deleted or anonymised.Diese Daten werden zur Gewährleistung eines stabilen Verbindungsaufbaus, der Sicherheit und des technischen Betriebs verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie es erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

4. Your coatr account and wardrobe pass4. Ihr coatr-Konto und Garderobenpass

To use coatr as a guest you create an account. We process: your name, e-mail address, a password (stored only as a salted hash), an optional phone number, and your personal wardrobe-pass code (the QR code staff scan). If you sign in with Apple or Google, we receive your name and e-mail address from that provider; we never receive your password. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6 (1)(b) GDPR). The account exists so your pass works across venues and so staff can find your item if your phone is dead.Um coatr als Gast zu nutzen, erstellen Sie ein Konto. Wir verarbeiten: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort (nur als gesalzener Hash gespeichert), optional eine Telefonnummer sowie Ihren persönlichen Garderobenpass-Code (den QR-Code, den das Personal scannt). Bei der Anmeldung mit Apple oder Google erhalten wir Name und E-Mail-Adresse vom jeweiligen Anbieter; Ihr Passwort erhalten wir nie. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Konto existiert, damit Ihr Pass in jedem Club funktioniert und das Personal Ihre Sachen auch bei leerem Handy findet.

5. Check-ins at the cloakroom5. Check-ins an der Garderobe

When you check an item in, we process: the venue, the item type (e.g. jacket, bag), the assigned hook number, timestamps and the status of the item (checked in, called, ready, picked up). Cloakroom staff of the venue can see your first name, the item and the hook number so they can hand your item back; that is the purpose of the service. Clubs can optionally enable a photo of the checked item as documentation; such photos belong to the check-in record. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6 (1)(b) GDPR). Check-in records are kept as long as needed for the operation of the service and for statutory retention of billing records, then deleted or anonymised.Beim Einchecken eines Artikels verarbeiten wir: den Club, den Artikeltyp (z. B. Jacke, Tasche), die vergebene Hakennummer, Zeitstempel und den Status des Artikels (eingecheckt, gerufen, bereit, abgeholt). Das Garderobenpersonal des Clubs sieht Ihren Vornamen, den Artikel und die Hakennummer, um Ihnen Ihre Sachen zurückzugeben; genau das ist der Zweck des Dienstes. Clubs können optional ein Foto des abgegebenen Artikels als Dokumentation aktivieren; solche Fotos gehören zum Check-in-Datensatz. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Check-in-Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für den Betrieb des Dienstes und gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Abrechnungsdaten erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert.

6. Payments (Stripe)6. Zahlungen (Stripe)

Cloakroom fees are charged through Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ireland (“Stripe”). Your card details are entered in Stripe's payment form and transmitted directly to Stripe; we never see or store your full card number. We store only a tokenised reference to your payment method, the card brand and last four digits, and the charge records (amount, venue, time, status). If a charge fails, the amount is recorded as an outstanding balance you can settle later. The legal basis is the performance of the contract (Art. 6 (1)(b) GDPR). Details: stripe.com/privacy.Garderobengebühren werden über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland (nachfolgend „Stripe") abgerechnet. Ihre Kartendaten geben Sie im Zahlungsformular von Stripe ein; sie werden direkt an Stripe übermittelt. Wir sehen und speichern Ihre vollständige Kartennummer nie. Wir speichern nur eine tokenisierte Referenz auf Ihre Zahlungsmethode, Kartenmarke und letzte vier Ziffern sowie die Zahlungsvorgänge (Betrag, Club, Zeitpunkt, Status). Schlägt eine Abbuchung fehl, wird der Betrag als offener Posten vermerkt, den Sie später begleichen können. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Details: stripe.com/privacy.

7. Apple Wallet and Google Wallet7. Apple Wallet und Google Wallet

You can optionally add your pass to Apple Wallet or Google Wallet. If you do, the pass data (your pass code, name of the venue, hook number) is handed to the wallet on your device and processed by Apple or Google under their own privacy terms. This is entirely optional; the pass also works in any browser.Sie können Ihren Pass optional zu Apple Wallet oder Google Wallet hinzufügen. In diesem Fall werden die Pass-Daten (Ihr Pass-Code, Name des Clubs, Hakennummer) an das Wallet auf Ihrem Gerät übergeben und von Apple bzw. Google nach deren eigenen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Das ist vollständig optional; der Pass funktioniert auch in jedem Browser.

8. Camera and NFC (staff devices)8. Kamera und NFC (Personal-Geräte)

The staff app uses the device camera to scan pass QR codes. Scanning happens on the device; no video is recorded or uploaded. On supported devices the staff app can read NFC hanger tags; only the tag identifier is read. The guest app requests no camera, NFC or location permission. None of the coatr apps access your location.Die Personal-App nutzt die Gerätekamera, um Pass-QR-Codes zu scannen. Das Scannen erfolgt auf dem Gerät; es wird kein Video aufgezeichnet oder hochgeladen. Auf unterstützten Geräten kann die Personal-App NFC-Bügel-Tags lesen; dabei wird nur die Tag-Kennung gelesen. Die Gäste-App fordert weder Kamera- noch NFC- oder Standortberechtigungen an. Keine der coatr-Apps greift auf Ihren Standort zu.

9. Cookies & local storage9. Cookies & lokaler Speicher

We use no tracking cookies and no analytics or advertising tools, neither on the website nor in the apps. The website stores a single entry in your browser's local storage to remember your language choice (EN/DE). The apps store technically necessary entries such as your session token and a local copy of your pass so it works offline. These entries are functional only, are not used for tracking, and require no consent (§ 25 (2) TDDDG). You can clear them at any time via your browser or by logging out.Wir verwenden keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Werbedienste, weder auf der Website noch in den Apps. Die Website speichert einen einzelnen Eintrag im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers, um Ihre Sprachwahl (DE/EN) zu merken. Die Apps speichern technisch notwendige Einträge wie Ihr Sitzungs-Token und eine lokale Kopie Ihres Passes, damit er offline funktioniert. Diese Einträge sind rein funktional, dienen keinem Tracking und sind einwilligungsfrei (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit über Ihren Browser oder durch Abmelden löschen.

10. Fonts10. Schriftarten

All fonts are hosted locally on our server. No connection to third-party font providers (such as Google Fonts) is established, and no data is transmitted to them.Alle Schriftarten werden lokal auf unserem Server bereitgestellt. Es wird keine Verbindung zu Drittanbietern von Schriftarten (etwa Google Fonts) hergestellt und es werden keine Daten an diese übermittelt.

11. Contact form and e-mail (Resend)11. Kontaktformular und E-Mail (Resend)

If you contact us via the form on our website or by e-mail, we process the data you provide (name, e-mail address, optionally your venue, and the content of your message) solely to handle your enquiry. Form messages are relayed to our inbox via Resend, Inc. (USA) as our e-mail processor; the transfer is safeguarded by the EU standard contractual clauses. The legal basis is Art. 6 (1)(b) GDPR where it concerns a (pre-)contractual relationship, otherwise our legitimate interest in answering enquiries (Art. 6 (1)(f) GDPR). We delete this data once it is no longer required and no statutory retention periods apply.Wenn Sie uns über das Formular auf unserer Website oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Ihr Club sowie der Inhalt der Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Formularnachrichten werden über Resend, Inc. (USA) als unseren E-Mail-Auftragsverarbeiter an unser Postfach weitergeleitet; die Übermittlung ist durch die EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein (vor-)vertragliches Verhältnis betroffen ist, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen diese Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

12. Deleting your account12. Löschung Ihres Kontos

You can request deletion of your account and the personal data linked to it at any time by e-mailing info@coatr.app from your registered address. We delete the data unless and to the extent statutory retention periods (e.g. for billing records) require us to keep parts of it; such data is blocked from further use and deleted when the period ends.Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kontos und der damit verknüpften personenbezogenen Daten verlangen, per E-Mail an info@coatr.app von Ihrer registrierten Adresse. Wir löschen die Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. für Abrechnungsunterlagen) entgegenstehen; solche Daten werden für die weitere Nutzung gesperrt und nach Ablauf der Frist gelöscht.

13. SSL/TLS encryption13. SSL-/TLS-Verschlüsselung

All connections to coatr use TLS encryption. You can recognise an encrypted connection by the “https://” in the address bar.Alle Verbindungen zu coatr sind TLS-verschlüsselt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile.

14. Your rights14. Ihre Rechte

You have the right, under the conditions of the GDPR, to: access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20), and to object to processing based on Art. 6 (1)(f) (Art. 21). To exercise these rights, contact us at info@coatr.app.Sie haben unter den Voraussetzungen der DSGVO das Recht auf: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 lit. f gestützte Verarbeitung (Art. 21). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@coatr.app.

15. Right to lodge a complaint15. Beschwerderecht

You have the right to lodge a complaint with a data-protection supervisory authority. The authority responsible for us is:Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

The Hamburg Commissioner for Data Protection and Freedom of InformationDer Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
datenschutz-hamburg.de

16. Changes to this policy16. Änderungen dieser Erklärung

We may update this privacy policy to keep it compliant with current legal requirements or to reflect changes to our services. The current version applies and is always available at coatr.app/privacy/.Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienste dies erforderlich machen. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung, stets abrufbar unter coatr.app/privacy/.

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